MANUAL DE PROCESOS CON DIAGRAMAS DE FLUJOS-PAGOS A PROVEEDORES

 

1. Propósito

• Determinar los procesos que se realizan en el área de pagos en específico a los proveedores de la fundación

• Identificar las áreas que participan en el proceso de pagos  a proveedores.

• Analizar los pasos necesarios dentro del proceso para proponer ideas de mejora.

2. Alcance

• Hospitalización,

• Farmacia interna (Inventario)

• Contabilidad. 

3. Responsabilidades.

1. Responsables:

• Hospitalización: Comprenden los responsables del área de hospitalización los profesionales de cada una de las áreas médicas dentro de la fundación. Médico especialista el que genera la factura.

• Farmacia Interna (Inventario): Esta farmacia interna es controlada por el área administrativa con la ayuda del equipo de hospitalización. La responsabilidad en recibir la factura y verificar el inventario es del auxiliar administrativo.

• Contabilidad: El principal responsable del are contable dentro de la fundación AFAC es el auxiliar contable

4. Procedimiento

4.1	Entradas y Salidas.
	Entradas Insumo Origen Medico que atendió paciente Médico Registro insumos hospitalización Médico

	Salidas Servicio o Producto Destino Pago realizado Contabilidad. Comprobantes ( pago y retención) Contabilidad

4.2 Proceso

1. Generación de Factura de Consultas:

Luego de que el médico realizar la consulta, genera la factura y la pasa al área contable.

2. Revisión de reporte de stock: (Decisión)

Se revisa en el sistema los insumos existentes en stock en base a los insumos usados en las consultas médicas y a su stock de seguridad.

3. Actualización de inventarios: (Si)

Si existe la cantidad necesaria en el stock de seguridad se hace la actualización del inventario y el proceso llega a su fin.

4. Generación de orden de pedido: (No)

Generar el pedido al proveedor en base al stock de seguridad que tiene la fundación.

5. Recepción de factura de proveedores: (Doc.)

Se recibe una factura generada por el proveedor al área de contabilidad

6. Control de calidad: ( Decisión) 

Aquí se revisan fechas de caducidad y si la medicación se encuentra en un buen estado

7. Generación de orden de pedido: ( No) 

Se genera el pedido de nuevo a los proveedores

8. Ingreso de la factura al sistema contable: ( Si)

Una vez aprobado el control de calidad  la factura se ingresa al sistema contable usado por la fundación.

9. Retención de la factura:

Se realiza la retención correspondiente a la factura.

10. Anexo a cuentas por pagar:

Con la retención realizada se ingresa la factura a las cuentas por pagar

11. Generación de cuadro de pagos:

Se genera el cuadro de Excel para generar la orden de pago, el cuadro se realizará de acuerdo al pedido del banco, con preferencia a proveedores de 90 a 120 días de plazo.

12. Transferencia bancaria: 

El banco realiza la transferencia a los proveedores.

13. Recepción de comprobante: 

El área contable recibe el comprobante de la transferencia

14. Archivo del comprobante:

Se archiva el comprobante en las carpetas de archivos de la fundación.

4.3 Diagrama

5. Vocabulario y siglas

Término	Definición
Retención	La retención es la cantidad que se retiene de un sueldo, salario u otra percepción para el pago de un impuesto, de deudas en virtud de embargo, es decir, te retienen ahora para asegurar el pago del impuesto.

6. Anexos

• Anexo 1: Registro de insumos hospitalarios.

• Anexo 2: Registro de insumos quirúrgicos.

7. Cambios

Revisión No.1

Cláusula	Cambio
Todas	Levantamiento inicial de procesos

8. Referencias

No aplica